2005年11月06日

10-2-4.資料を活用

可能であれば、クライアントにこれまでの議事録を
参考資料として閲覧させていただきましょう。
どの程度、発言に忠実に起こしているか、
ケバとりの程度、話者の表記方法などを参考にすることができます。

テープのほかに参考資料をお借りできた場合には、十分に有効活用しましょう。お借りした資料には、絶対に書き込みをしたり、端を折ったり汚したりしてはいけません。お預かりしたときの状態のままでクライアントに返却しなければなりませんので、取り扱いには十分な注意が必要です。

机の上を整理整頓し、関係のないものや他のクライアント関係の書類は、すべて片付けてしまいます。
まず、資料の確認をします。

(1)座席表

会議の座席表がある場合には、見やすい位置に掲げておき、常に参照できるようにしておきます。


(2)レジュメ

会議の議事次第等が記載された文書です。
議長が議題を読み上げる際には、このレジュメの表記に沿って書き表します。


(3)会議出席者への配付資料

会議で配布された資料に、ざっと目を通します。
見出しの文字を中心に速読し、
どの辺りにどのような話題があるかを、ざっと頭に入れておきます。


(4)速記録

公的機関の会議録の場合は、速記録が資料として添付されることがあります。
下の写真のように、薄い紙(半紙や和紙)を和とじにしたものに、
鉛筆やペンで速記文字が書き込まれたものが一般的な速記録です。

sokki.jpg
速記録を作成しているところ


速記文字で全文が書かれている場合は、
速記文字を知らなければこれを活用することはできません。
最近の速記録の中には、発言者の氏名や冒頭の言葉が、速記文字ではなく普通の文字で書き表されているものがあります。
これは、私たちのように速記者ではない者が会議録を作成することを考慮し、
入力者に読める文字を交えて速記録が作成されているケースです。

sokki02.jpg

上は、速記録(早稲田式)です。

A それでは〜(速記文字)
B まず〜(速記文字)


と書いてあります。


このような速記録が添付されている場合には、
これを発言者の特定に活用します。

上記の例では、発言者にそれぞれ
「A」、「B」、「C」(あるいは「い」「ろ」「は」など)
というような文字が割り振られ、
座席表の出席者名にも同じ文字が書き込まれています。

このような形で速記録と座席表が対になっていることが多いようです。



下記は座席表の例です。

zaseki.gif

現場で記録を担当した速記者が、出席者に、
速記録と対応した記号をこのように割り振っています。

声だけで話者を聞き分けるのは大変難しいものですが、
その場に立ち会った者が目で確認して話者を特定すれば
正確に発言者の特定をすることができます。



(5)発言メモ


話者の名前や発言内容を事務局がその場で書きとめた「発言メモ」が添付されていることがあります。速記録と同様、話者の特定に役立ちますので、活用するようにしましょう。



posted by 谷頭千澄 at 22:06| Comment(0) | ■第10回 内容に応じた起こし方 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント:

×

この広告は180日以上新しい記事の投稿がないブログに表示されております。